Datenschutz

Wir freuen uns über Ihr Interesse an der LOTUS GmbH & Co. KG. Der Schutz Ihrer Daten ist uns 
wichtig. Auf dieser Seite erklären wir Ihnen, welche Daten wir im Rahmen Ihrer Bewerbung 
verarbeiten, warum wir das tun und welche Rechte Sie haben. 
Dieses Jobportal ist ein eigenes Angebot. Wenn Sie von unserer Website www.lotus-services.de 
hierher gewechselt sind, gelten ab hier diese Hinweise – nicht die Datenschutzerklärung der Website. 

1. Wer ist für Ihre Daten verantwortlich? 
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten in diesem Jobportal ist: 
LOTUS GmbH & Co. KG 
Das Portal wird technisch von der rexx systems GmbH betrieben. Das Unternehmen arbeitet dabei 
ausschließlich für uns und nach unseren Weisungen (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). 
Verantwortlich für Ihre Daten bleiben wir. 

2. An wen können Sie sich mit Datenschutzfragen wenden? 
Wir haben eine externe Datenschutzbeauftragte bestellt. Sie erreichen sie unter: 
CARMAO GmbH 
Sie können sich mit Fragen und mit der Wahrnehmung Ihrer Rechte sowohl an uns als auch direkt an 
die Datenschutzbeauftragte wenden. 

3. Was passiert, wenn Sie das Portal nur ansehen? 

Wenn Sie sich nur Stellenangebote ansehen und keine Daten eingeben, erfasst der Server 

automatisch technische Informationen (sogenannte Logfiles): 

• Betriebssystem Ihres Geräts 
• Browsertyp, Browserversion und Spracheinstellung 
• übertragene Datenmenge 
• IP-Adresse Ihres Geräts 
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs 
• die zuvor besuchte Seite (Referrer) 
• die von Ihnen aufgerufene Unterseite 
• Ihr Internetanbieter 

Diese Daten brauchen wir, damit die Seiten überhaupt ausgeliefert werden können und damit wir 
Störungen und Angriffe erkennen. Wir verbinden sie nicht mit anderen Daten und werten sie nicht 
für Werbung aus. Wer sich hinter einer IP-Adresse verbirgt, ist uns in der Regel nicht bekannt. 
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der sichere und stabile 
Betrieb des Portals. Speicherdauer: [Platzhalter – tatsächliche Frist von rexx systems bestätigen lassen; Empfehlung: 7 Tage Vollprotokoll, danach automatische Löschung oder Verkürzung der IP-Adresse]. Eine längere 
Speicherung erfolgt nur, wenn ein konkreter Sicherheitsvorfall aufgeklärt werden muss. 

 

4. Ihre Bewerbung 

4.1 Welche Daten verarbeiten wir? 

Je nach Stelle und je nachdem, welche Angaben Sie machen, verarbeiten wir: 

• Ihre Kontakt- und Stammdaten: Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, 
• Geburtsdatum 
• Ihre Bewerbungsunterlagen: Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate, Nachweise über 
• Ausbildung und Qualifikationen 
• Ihre Angaben zu Verfügbarkeit, Gehaltsvorstellung und gewünschtem Eintrittstermin 
• Ihre Angaben im Verlauf des Verfahrens: Notizen aus Gesprächen, Ergebnisse von 
• Auswahlschritten, Korrespondenz mit Ihnen 
• ein Foto, wenn Sie eines beifügen (freiwillig) 

4.2 Wozu verarbeiten wir diese Daten? 
Wir verarbeiten Ihre Daten, um Ihre Bewerbung zu prüfen, das Auswahlverfahren durchzuführen, mit 
Ihnen zu kommunizieren und – wenn es passt – ein Arbeitsverhältnis mit Ihnen zu begründen. Zu 
anderen Zwecken verwenden wir Ihre Daten nicht.

4.3 Auf welcher Rechtsgrundlage?

Zweck	Rechtsgrundlage
Prüfung Ihrer Bewerbung und Durchführung des  Auswahlverfahrens	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses) in  Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG
Freiwillige Angaben, die besondere  Kategorien von Daten betreffen –  zum Beispiel eine  Schwerbehinderung oder Angaben  zur Gesundheit	Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG
Aufbewahrung Ihrer Unterlagen für  sechs Monate nach Abschluss des  Verfahrens, um uns gegen  Ansprüche nach dem Allgemeinen  Gleichbehandlungsgesetz (AGG)  verteidigen zu können	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Verarbeitungen, für die Sie uns ausdrücklich Ihre Einwilligung gegeben haben	Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, bei besonderen Kategorien zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO

4.4 Müssen Sie Ihre Daten angeben? 
Die im Bewerbungsformular als Pflichtfeld gekennzeichneten Angaben brauchen wir, um Ihre 
Bewerbung überhaupt bearbeiten zu können. Ohne diese Angaben können wir Sie im 
Auswahlverfahren nicht berücksichtigen. Alle übrigen Angaben sind freiwillig – wenn Sie sie nicht 
machen, hat das keine Nachteile für Ihre Bewerbung. 
Sie sind gesetzlich nicht verpflichtet, uns Daten zu übermitteln. Sie entscheiden selbst, ob Sie sich 
bewerben. 

5. Wie lange speichern wir Ihre Daten? 

Fall	Speicherdauer
Sie erhalten eine Absage	Löschung sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens. Diese Frist dient  allein der Verteidigung gegen möglicherweise geltend gemachte Ansprüche  nach dem AGG.
Sie werden eingestellt	Ihre Unterlagen werden in die Personalakte übernommen. Für diese gelten  eigene Aufbewahrungsfristen, über die wir Sie zu Beginn des  Arbeitsverhältnisses gesondert informieren.
Sie ziehen Ihre Bewerbung zurück	Löschung nach Ihrer Mitteilung, sobald keine gesetzlichen  Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Sie haben in eine längere  Speicherung eingewilligt	Löschung nach Ablauf der in der Einwilligung genannten Frist oder  unmittelbar nach Ihrem Widerruf.

6. Cookies und Webstatistik 
6.1 Was sind Cookies? 
Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Gerät gespeichert werden. Einige werden gelöscht, 
sobald Sie den Browser schließen (Session-Cookies), andere bleiben länger gespeichert. Sie können 
Cookies in Ihrem Browser jederzeit löschen oder deren Speicherung einschränken. Ohne die 
notwendigen Cookies funktioniert das Bewerbungsformular allerdings nicht. 

6.2 Notwendige Cookies 
Diese Cookies brauchen wir, damit das Portal technisch funktioniert. Für sie ist keine Einwilligung 
erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). 

Name	Anbieter	Zweck	Speicherdauer
sid	rexx systems	Enthält eine anonyme Nutzer-Kennung, damit  mehrere Anfragen derselben Sitzung zugeordnet  werden können	1 Stunde
cookieconsent_status	rexx systems	Speichert Ihre Auswahl im Cookie-Hinweis	30 Tage

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG für das Speichern auf Ihrem Gerät; für die anschließende 
Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Funktionsfähigkeit und Sicherheit des Portals) und, soweit die 
Cookies Ihre Bewerbung im Formular zusammenhalten, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. 

6.3 Webstatistik mit Matomo 
[Platzhalter – dieser Abschnitt gilt nur, wenn die Webstatistik im Portal tatsächlich aktiviert ist. Ist 
Matomo deaktiviert, sind Abschnitt 6.3 und die zugehörige Tabelle vollständig zu streichen; dann 
sind ausschließlich notwendige Cookies im Einsatz und es ist kein Einwilligungsbanner erforderlich.] 
Wir setzen die Analyse-Software Matomo ein, um zu verstehen, wie das Portal genutzt wird, und um 
es zu verbessern. Matomo erstellt dabei pseudonyme Nutzungsprofile und verkürzt Ihre IP-Adresse, 
bevor sie gespeichert wird. Wir führen diese Daten nicht mit Ihren Bewerbungsdaten zusammen und 
identifizieren Sie damit nicht. 

Name	Anbieter	Zweck	Speicherdauer
_pk_id*	Matomo	Kennung für einen Besucher, um das  Nutzungsverhalten statistisch auszuwerten	13 Monate
_pk_ref*	Matomo	Speichert, über welche Seite Sie zu uns gekommen sind 6 Monate	6 Monate
_pk_ses*	Matomo	Kennung der aktuellen Sitzung	30 Minuten
MATOMO_SESSID	Matomo	Ordnet den Besuch einer Sitzung zu	wird beim  Schließen des  Browsers  gelöscht

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – also Ihre 
Einwilligung. Diese Cookies werden erst gesetzt, wenn Sie im Cookie-Hinweis zugestimmt haben. Sie 
können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie Ihre Auswahl im Cookie-Hinweis ändern. 
Der Widerruf gilt ab dem Zeitpunkt, an dem Sie ihn erklären; die bis dahin erfolgte Verarbeitung 
bleibt rechtmäßig. 
Speicherdauer der Auswertungen: [Platzhalter – Aufbewahrungsfrist der Matomo-Rohdaten und 
Berichte von rexx systems bestätigen lassen].

 

7. Wer erhält Ihre Daten? 

Wir geben Ihre Daten nicht zu Werbezwecken weiter und verkaufen sie nicht. Zugriff haben nur: 

• die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unserer Personalabteilung sowie die Führungskräfte des Bereichs, für den Sie sich bewerben – jeweils nur, soweit sie die Daten für das Auswahlverfahren benötigen 

• die rexx systems GmbH, Süderstraße 75–79, 20097 Hamburg, als Auftragsverarbeiterin für den technischen Betrieb des Portals 
• von rexx systems eingesetzte weitere Dienstleister, zum Beispiel für den Betrieb des Rechenzentrums. Diese sind vertraglich auf dasselbe Schutzniveau verpflichtet. Eine aktuelle Übersicht senden wir Ihnen auf Anfrage zu. 
• Behörden und Gerichte, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind 

8. Werden Ihre Daten außerhalb der EU verarbeitet? 
Ihre Daten werden grundsätzlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union 
beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet. [Platzhalter – Serverstandort und 
etwaige Support-Zugriffe aus Drittländern von rexx systems schriftlich bestätigen lassen.] Sollte im 
Einzelfall eine Verarbeitung außerhalb dieses Raums erforderlich sein, stellen wir vorher ein 
angemessenes Schutzniveau sicher – zum Beispiel über die Standardvertragsklauseln der 
Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Auf Anfrage informieren wir Sie darüber. 

9. Wie sind Ihre Daten geschützt? 
Die Übertragung im Portal ist verschlüsselt (TLS). Zusätzlich sind technische und organisatorische 
Maßnahmen getroffen, um Ihre Daten vor Verlust, Veränderung und unbefugtem Zugriff zu schützen; 
der Zugriff ist auf die Personen begrenzt, die ihn für das Auswahlverfahren benötigen. Die 
Maßnahmen werden regelmäßig überprüft und an den Stand der Technik angepasst (Art. 32 DSGVO). 

10. Welche Rechte haben Sie? 

Sie haben jederzeit das Recht, 

• Auskunft darüber zu erhalten, welche Daten wir über Sie verarbeiten (Art. 15 DSGVO), 
• unrichtige Daten berichtigen zu lassen (Art. 16 DSGVO), 
• die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, wenn wir sie nicht mehr benötigen und keine Aufbewahrungspflicht besteht (Art. 17 DSGVO), 
• die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, etwa während wir einen Streit über die Richtigkeit Ihrer Daten prüfen (Art. 18 DSGVO), 
• Ihre Daten in einem übertragbaren Format zu erhalten (Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO), 
• Widerspruch gegen eine Verarbeitung einzulegen, die wir auf ein berechtigtes Interesse stützen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Bitte schildern Sie uns dabei kurz Ihre Gründe. Wir prüfen dann, ob wir die Verarbeitung beenden, 
• eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Der Widerruf wirkt für die Zukunft; die Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt rechtmäßig. 

Beim Auskunfts- und beim Löschungsrecht können sich in einzelnen Fällen Einschränkungen aus §§ 
34 und 35 BDSG ergeben. 
Die Wahrnehmung dieser Rechte ist für Sie kostenlos und an keine Form gebunden. Wir antworten 
grundsätzlich innerhalb eines Monats; ist die Prüfung aufwendiger, verlängert sich die Frist um bis zu 
zwei weitere Monate und wir teilen Ihnen das mit (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Wenn Zweifel an Ihrer 
Identität bestehen, fragen wir vorher nach zusätzlichen Angaben – das schützt Ihre Daten vor 
unberechtigter Auskunft. 
Wenden Sie sich an eine der unter Nummer 1 oder 2 genannten Adressen. 

11. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde 
Sie können sich jederzeit bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist:  
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit 
Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Wohnorts oder Ihres Arbeitsplatzes wenden. 

12. Automatisierte Entscheidungen 
Über Ihre Bewerbung entscheiden Menschen. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im 
Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Wir setzen auch kein Profiling und keine automatisierte 
Vorauswahl ein, die Ihre Bewerbung ohne menschliche Prüfung aussortiert. 

13. Änderungen dieser Hinweise 
Wir passen diese Hinweise an, wenn wir das Portal technisch ändern oder wenn es die Rechtslage 
erfordert. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. 
Stand: [Platzhalter – tatsächliches Veröffentlichungsdatum einsetzen]